Excel ou un CRM pour la gestion de vos clients ? Il n'y a pas de comparaison possible et on vous explique pourquoi !
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Il ne fait aucun doute que ce populaire tableur facilite grandement la gestion de toutes sortes de données.
Excel est un outil puissant, c'est le meilleur tableur du monde, mais vous allez découvrir les six principaux signaux d'alarme qui indiquent que vous devez passer d'Excel à une solution CRM, type Hubspot, SalesForce, Axonaut, Pipedrive. C'est parti !
Au cas où vous ne sauriez pas ce qu'est un CRM, il s'agit de la gestion de la relation client. Ce terme fait généralement référence à un type de logiciel que vous pouvez utiliser pour :
Les CRM regroupent toutes les informations dont vous disposez sur les clients potentiels, actuels et anciens, et les conservent en un seul endroit accessible.
L'avantage d'utiliser un CRM, par rapport à une feuille de calcul, est que les modifications apportées au profil d'un client ou d'un prospect sont mises à jour instantanément pour tout le monde.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez avoir besoin de caractéristiques supplémentaires et de fonctionnalités plus avancées que celles offertes par un tableur. Des fonctionnalités que vous ne pouvez obtenir qu'avec un CRM.
Malgré tous les avantages qu'elle offre, la gestion de votre entreprise à l'aide d'Excel uniquement présente certaines limites. C'est pourquoi les chefs d'entreprises avisés utilisent plutôt un CRM. Ils savent qu'à mesure que leur entreprise se développe, ils ont besoin d'une solution qui maximise les ventes et améliore l'expérience client.
De nombreuses petites entreprises utilisent des feuilles de calcul Excel pour suivre les pistes de vente, car c'est le seul endroit logique pour les stocker. Après tout, les prospects ne sont pas encore devenus des clients payants, il n'est donc pas logique de les suivre dans votre logiciel de comptabilité. Mais utiliser Excel à cette fin peut rapidement devenir frustrant. (coucou Axonaut)
Si les feuilles de calcul peuvent physiquement contenir beaucoup de données, il faut les faire défiler pour les visualiser toutes. De plus, essayer de saisir des notes détaillées (comme la récapitulation d'un appel téléphonique avec un prospect) dans une minuscule cellule de tableur est une expérience peu agréable. Il y a également de fortes chances que des prospects passent à travers les mailles du filet, car les feuilles de calcul n'envoient pas de rappels proactifs à votre équipe pour qu'elle effectue des suivis.
Certains CRM, comme SalesForce ou Hubspot, vous permettent également d'ajouter des champs personnalisés afin que vous puissiez suivre toute autre donnée pertinente pour votre entreprise. Cette fonction est très utile, car elle vous permet de conserver facilement un enregistrement des points de données qui sont uniques à votre entreprise :
La nature centralisée du logiciel CRM en mode cloud permet également aux équipes de vente très occupées de savoir qui communique avec quels leads, quels prospects, quelles opportunités. Mieux encore, vous pouvez programmer des rappels automatiques pour chaque représentant afin de vous assurer que chaque prospect reçoit un suivi.
Utiliser Excel sur votre ordinateur personnel, c'est très bien. Mais les choses peuvent se gâter lorsque vous échangez des feuilles de calcul avec des collègues, des clients ou des fournisseurs.
De plus, si plusieurs personnes travaillent en même temps sur le même document, il est fastidieux de suivre toutes les modifications. L'utilisation de différentes versions d'Excel peut également entraîner des incompatibilités de style et de formatage. D'autant plus que les feuilles de calcul sont notoirement peu adaptées à la mobilité, ce qui pose un problème à tous ceux qui doivent saisir des données en déplacement.
D'un autre côté, les logiciels CRM en nuage permettent à plusieurs utilisateurs de consulter les mêmes données en même temps. Ainsi, les modifications apportées par un utilisateur sont instantanément accessibles aux autres. Ainsi, chaque membre de l'équipe a toujours une vue complète de chaque client.
En prime, un CRM doté d'une application mobile, comme pour Hubspot, vous permet d'accéder facilement à vos informations sur les clients et les ventes sur votre téléphone ou votre tablette. Peu importe où votre travail vous mène, vous pouvez garder vos dossiers à jour.
En raison de la popularité d'Excel, on suppose généralement que si vous envoyez un fichier à quelqu'un, il sera en mesure de l'ouvrir. Le problème est que la facilité avec laquelle les feuilles de calcul peuvent être partagées et ouvertes présente un risque pour la sécurité.
Si un employé enregistre des fichiers sur son ordinateur personnel et quitte ensuite votre entreprise, il est possible qu'il puisse continuer à accéder aux données de l'entreprise - à moins que vous ne pensiez à changer le mot de passe de chaque feuille de calcul.
L'utilisation d'un CRM nécessitant une adresse électronique de connexion et un mot de passe ajoute une couche supplémentaire de sécurité à vos précieuses données sur les clients, les prospects et les ventes. Vous pouvez même aller plus loin en définissant des autorisations pour ce que chaque utilisateur peut voir et modifier dans le système.
Et si un employé quitte brusquement votre entreprise ? Aucun problème. Il suffit de le désactiver en tant qu'utilisateur du CRM et vous serez assuré que vos données sont en sécurité. Un autre avantage de l'utilisation d'un CRM en matière de sécurité ? Les informations de vos clients sont stockées dans le cloud. Cela signifie que si votre appareil est perdu, volé, endommagé ou fait l'objet d'une violation, les données sensibles de vos clients sont stockées en toute sécurité hors site, à l'abri des regards indiscrets.
À mesure que vos feuilles de calcul grossissent, l'utilisation d'Excel comme CRM commence à créer une surcharge de données. Si vous ne connaissez pas les commandes et les formules permettant d'extraire et de résumer de petites quantités d'informations, il peut être difficile d'obtenir des informations précieuses à partir de vos données.
D'un autre côté, un CRM peut servir à la fois d'entrepôt de données et d'outil de reporting. Tout cela est très avancé chez SalesForce et Hubspot.
Comme les feuilles de calcul, les CRM peuvent stocker des informations sur des centaines de milliers de contacts et de transactions. Toutefois, les capacités analytiques intégrées d'un CRM vous permettent de visualiser des résumés de données pratiques en quelques clics.
Que vous essayiez d'identifier vos meilleures opportunités de vente ou de repérer les factures en souffrance, les CRM sont conçus pour vous montrer les données dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Ces rapports facilitent l'évaluation de vos ressources, la planification de votre croissance future ou l'ajustement de vos projets et priorités.
N'hésitez pas à nous contacter pour avoir des conseils sur le choix du CRM (vs Excel)
